smartPOINT

 

Einkauf strategisch gedacht

Es gibt viele Lösungen, die den Einkauf digitaler machen.

Auch der strategische Einkauf ist ein Teil der Unternehmensorganisation und als solcher von Informationen anderer Bereich abhängig.

Mit der strategischen Einkaufslösung smartPOINT verfolgen Sie Integration im Unternehmen ohne viele Schnittstellen, mit direkter Kommunikation intern und extern. Die Lösung passt sich Ihren Anforderungen an und ist jederzeit erweiterbar. Alle Module können auch von anderen Bereichen genutzt werden und dies mit kleinem Aufwand.

Einkaufsprozesse bilden den Kern von smartPOINT. Zentrale Datenspeicherung mit Schnittstellen zu anderen Systemen erleichtern die administrative Arbeit auch im strategischen Einkauf. Und ist dabei die Schaltzentrale für den dispositiven und operativen Einkauf. 

Fangen Sie mit wenigen Funktionen an und erweitern Sie sukzessive nach dem tatsächlichen Bedarf. So entsteht kontinuierlich Ihr digitaler strategischer Einkauf. Gerne unterstützen wie Sie dabei. Wir freuen uns darauf.

Ausschreibung

Ausschreibungen von komplexen Bauprojekten, CAPEX und sonstige Bedarfe werden mit dem Modul Ausschreibungen strukturiert abgewickelt.

Mit dem Modul Ausschreibungen werden mehrere Bieter gleichzeitig eingeladen ihre Angebote abzugeben. Diese können mittels Webformular die Daten direkt erfassen, ohne dass sie sich dazu anmelden müssen. Alle Angebote werden im Angebotspreisspiegel zusammengefasst und können von berechtigten Personen bewertet werden. Die Einkaufsentscheidung wird dokumentiert und nachvollziehbar herbei geführt. Wichtige Termine werden überwacht und durch visuelle Anzeige auf deren Fälligkeit hingewiesen. Vorlagen pro Ausschreibungsart erleichtern die Neuanlage, so dass eine komplexe Ausschreibung in nur wenigen Minuten erstellt und versendet ist. Und auch öffentliche Ausschreibungen werden compliancekonform abgedeckt. Zu guter letzt ist das Modul Ausschreibungen auch für den Vertrieb geeignet, wenn dieser Ausschreibungen effizienter bearbeiten möchte.

Vertragsmanagement

Verträge einfach erstellen, strukturiert abbilden, direkt versenden und wichtige Inhalte gezielt dokumentieren. Kein Vertrag mehr aus dem Blick verlieren.

Ein NDA während einem Telefon mal eben nebenbei erstellen und dem Vertragspartner zusenden. Den Erhalt des Vertrags nachweislich dokumentieren. Verschiedene Vertragsvorlagen mit den wichtigsten Parametern darstellen. Kein Ablauftermin mehr verpassen. Hierbei unterstützt Sie das Modul Vertragsmanagement. Zugegeben, Textverarbeitungsprogramme sind etwas schicker, aber was ist nach dem Speichern? Jede Kommunikation während der Vertragsverhandlung wird als Version gespeichert, jede Änderung ist dokumentiert und unterzeichnete Verträge werden journalisiert, sprich, können nicht mehr geändert werden. Die Übergabe der Dokumente erfolgt durch ein besonderes Verfahren, jederzeit nachvollziehbar und transparent.

Einkaufs-Wiki

Erfassen Sie das Wissen im Einkauf zentral und jederzeit verfügbar.

Neben Informationen zu Einkaufsprozessen, Anweisungen, Einkaufslexikon können auch Handlungs- und Einkaufsempfehlungen für Ihre interne Kunden bereit gestellt werden. Verlässt eine Person den Einkauf, dann verlässt auch ein großer Teil von Wissen und Erfahrung das Unternehmen. Wiki wurde entwickelt, um das Wissen im, um und vom Einkauf zu sammeln, laufend zu ändern und schlussendlich zu konservieren. Aber auch, um internen Kunden das Einkaufen leichter zu machen. So werden Empfehlungen für bestimmte Einkaufsthemen, Vorgaben und Vorgehensweisen jederzeit abrufbar zur Verfügung gestellt. Die üblichen Informationen per E-Mail, Word-Dokumenten und Aushänge am schwarzen Brett gehören der Vergangeheit an. Natürlich sind unterschiedliche Geheimhaltungsstufen möglich sowie die Eingrenzung auf bestimmte Personen.

Einkaufs-Akte

Alle Vorgänge – E-Mails, Dokumente, Anrufe, Termine usw. – in einer Übersicht.

Frei definierbar als Lieferantenakte, Bestellakte, Projektakte oder was auch immer für eine Akte, führt das Modul alle Informationen aus den anderen Modulen hier zusammen. Die Akte fasst alle gewünschten Informationen aus anderen Modulen zusammen. Es können dabei mehrere Beteiligte zugeordnet werden und auch die Ablage der Dokumente bestimmt werden. Daher eignet sich die Akte auch für komplexere Einkaufs-Projekte, einfach nur um den Überblick zu behalten. Aber auch für einen Lieferanten lohnt es sich, da die Akte neben E-Mails auch alle anderen Arten der Kontakte wie Gesprächsnotizen anzeigt.

Wareneingang

Wareneingang erfassen einfach mittels Verschieben der Auftragsposition.

Im indirekten Einkauf kommen zig Bestellpositionen auf den Wareneingang zu. Aber anstatt lange in einem ERP-System nach der Bestellung zu suchen, offieriert der smarte Wareneingang alle erwarteten (offenen) Bestellpositionen auf einer Seite. Selektierbar nach Lieferant, Besteller und Empfänger wird vom Wareneingang schnell die richtige Bestellposition gefunden. Diese wird einfach in die Spalte “Erhalten” verschoben – per Maus oder Finger – und das war es auch schon. Da alle Lieferdaten bekannt sind, erfolgt die Warenbuchung automatisch. Und als gewünschter Nebeneffekt wird die bestellende Person über den Eingang der Ware im Wareneingang sofort per E-Mail informiert.

Tasks

Alle meine Aufgaben auf einen Blick und mit Wiedervorlage

Alle Module von smartPOINT sind für alle berechtigten Personen zugänglich. Nur Tasks wurde für die persönliche Aufgabensteuerung und -Übersicht entwickelt. Nach der Methode “Getting-things-done” werden Aufgaben strukturiert erfasst. Wiedervorlagen und Klassifizierungen unterstützen dabei. Im Dashboard werden tagesaktuell an die fälligen Aufgaben erinnert. Die Erfassung einer neuen Aufgabe kann direkt aus einer E-Mail heraus, aber auch von verschiedenen anderen Modulen heraus direkt angelegt werden – ohne den Text abzutippen oder cut and copy.

 

Dienstleistungen und CAPEX

Jede Art eines Bedarfs im Unternehmen smart und digital abwickeln.

Fragt man nach den Besonderheiten bei einer Dienstleistungs- oder Investitionsbestellung, dann hört man oft das wäre etwas Besonderes. Vor allem, wenn es um Marketing und IT-Leistungen geht, da hat der Einkauf sowieso keine Ahnung davon. Muss er auch nicht. Es reicht, wenn er weiß WIE man solche Prozesse digital umsetzt und damit für alle Beteiligte smart abbildet. Das Modul “Dienstleistung” ermöglicht vor allem die Kommunikation intern, aber auch mit Externen. Denn bei Bestellung ist die Wirkung eines Einkaufs bereits verpufft. Daher wird die gesamte Geschäftsanbahnung digital und smart abgebildet. Und in Kombination mit einem QuWikiBOARD ergeben sich so schlanke Prozesse, dass jedes Argument Richtung “Einkauf hat keine Ahnung” locker widerlegt wird.

Dokumente

Wo liegt das Dokument nun schon wieder und ist es auch das Aktuelle?

Dokumente werden zentral abgelegt und sind von jedem Modul direkt aufrufbar. Eine E-Mail wird als Dokument mit dem Quellcode gespeichert und kann von jeder berechtigten Person wieder als E-mail aktiviert und verwendet werden. Vorbei die Zeit der Weiterleitung von E-Mails und der Verwaltung von E-Mails im Mail-Client.

Unverbindlich testen.

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Wir finden den richtigen Einstieg in die Digitalisierung.

Martin Braun

Ihr Experte für Ihr Digitalisierungsprojekt
Telefon: +49 170 76 12 489
E-Mail: martin.braun@quwiki.com