smartPOINT

Die digitale Schaltzentrale für den Einkauf

einfach

smartPOINT wurde entwickelt, um den strategischen Einkauf so einfach wie möglich zu gestalten. Module können je nach Bedarf dazu oder abgewählt werden – damit Sie ihre Prozesse immer im Blick haben.

strategisch

smartPOINT ist eine zentrale Datenspeicherung mit Schnittstelle zu anderen Systemen welche die administrative Arbeit auch im strategischen Einkauf erleichtert. Und ist dabei die Schaltzentrale für den dispositiven und operativen Einkauf.

professionell

smartPOINT nutzt das Potential der künstlichen Intelligenz, Machine Learning und Datenanalysen um Ihr Unternehmen zu unterstützen und entlasten.

mehr ...

smartPOINT ist weit mehr als ein strategischer Einkauf: es unterstützt Sie dabei Ihre Abläufe zu digitalisieren und zu schematisieren.

Ihr strategischer Partner des Einkaufs

Ihre Verbindung

Die digitale Einkaufslösung für den strategischen Einkauf

smartPOINT fokussiert Prozesse auf Einfachheit und bildet trotzdem komplexe Vorgänge, wie zum Beispiel eine Ausschreibung, ab.

Es wurde entwickelt für den strategischen Einkauf in mittelständischen Unternehmen. Der Fokus liegt auf einer schnellen und betriebswirtschaftlich sinnvollen Nutzung. Es ist daher modular nutzbar und skalierbar.

smartPOINT als Ganzes ist ein Organisationssystem für jede Art von Unternehmen. Großunternehmen schätzen die Integrierbarkeit in bestehende Systeme und nutzen SmartPOINT als einheitliche Oberfläche für frei definierbare Prozesse.

Organisationssystem

Vorteile für Mittelständische Unternehmen 

Kleinunternehmen schätzen die Kompaktheit an bereits vorhandenen Funktionen und Modulen sowie die Sicht auf Fertigung, Projekte und Prozesse.

Kleinunternehmen begrüßen die XRM-Funktionalitäten und den hohen Abdeckungsgrad an Modulen zur Steuerung eines Unternehmens. Und wächst ein Unternehmen, dann wächst smartPOINT einfach mit.

Vorteile für Kleinunternehmen

einfache Integration

Fangen Sie mit wenigen Funktionen / Modulen an und erweitern Sie diese sukzessive – ganz nach Ihrem tatsächlichem Bedarf. So entsteht kontinuierlich Ihr digitaler strategischer Einkauf.

smartPOINT kann in die bestehende Systemlandschaft integriert werden und verbindet so die Insellösungen zu einem Ganzen.

 

Gerne unterstützen wir Sie dabei. Wir freuen uns darauf.

Ausschreibung

Ausschreibungen von komplexen Bauprojekten, CAPEX und sonstige Bedarfe werden mit dem Modul Ausschreibungen strukturiert abgewickelt.

  • Unterschiedliche Ausschreibungsarten
  • Ausschreibungsvorlagen
  • Wiedervorlage
  • Automatischer Versand zu einem definierten Termin
  • Statusänderungen
  • Versand per E-Mail
  • Direkte Zuordnung der E-Mail Kommunikation
  • Chronologische Änderungsdokumentation
  • Kommunikation mit Externen über freie Formulare
  • Kombinierbar mit Projektmanagement
  • Vorselektierte Bieterwahl
  • Entscheidungsprozess über Chat

Mit dem Modul Ausschreibungen werden mehrere Bieter gleichzeitig eingeladen ihre Angebote abzugeben. Diese können mittels Webformular die Daten direkt erfassen, ohne dass sie sich dazu anmelden müssen. Alle Angebote werden im Angebotspreisspiegel zusammengefasst und können von berechtigten Personen bewertet werden. Die Einkaufsentscheidung wird dokumentiert und nachvollziehbar herbei geführt. Wichtige Termine werden überwacht und durch visuelle Anzeige auf deren Fälligkeit hingewiesen. Vorlagen pro Ausschreibungsart erleichtern die Neuanlage, so dass eine komplexe Ausschreibung in nur wenigen Minuten erstellt und versendet ist. Und auch öffentliche Ausschreibungen werden compliance konform abgedeckt. Zu guter letzt ist das Modul Ausschreibungen auch für den Vertrieb geeignet, wenn dieser Ausschreibungen effizienter bearbeiten möchte.

Vertragsmanagement

Verträge einfach erstellen, strukturiert abbilden, direkt versenden und wichtige Inhalte gezielt dokumentieren. Kein Vertrag mehr aus dem Blick verlieren.

  • Unterschiedliche Vertragsarten
  • Vertragsvorlagen
  • Wiedervorlage
  • Terminversand
  • Statusänderungen
  • Interne Workflows
  • Sicherheitsstufen
  • Direkte Zuordnung der E-Mail Kommunikation
  • Chronologische Änderungsdokumentation
  • Vertragsabstimmung mit Externen 
  • Kombinierbar mit Ausschreibung
  • Vertragsbausteine

Ein NDA (non-disclosure agreement) während einem Telefon mal eben nebenbei erstellen und dem Vertragspartner zusenden. Den Erhalt des Vertrags nachweislich dokumentieren. Verschiedene Vertragsvorlagen mit den wichtigsten Parametern darstellen. Kein Ablauftermin mehr verpassen. Hierbei unterstützt Sie das Modul Vertragsmanagement. Zugegeben, Textverarbeitungsprogramme sind etwas schicker, aber was ist nach dem Speichern? Jede Kommunikation während der Vertragsverhandlung wird als Version gespeichert, jede Änderung ist dokumentiert und unterzeichnete Verträge werden journalisiert, sprich, können nicht mehr geändert werden. Die Übergabe der Dokumente erfolgt durch ein besonderes Verfahren, jederzeit nachvollziehbar und transparent.

Wissens-Datenbank

Erfassen Sie das Wissen im Einkauf zentral und jederzeit verfügbar.

  • Zukünftigen Einkauf skizzieren
  • Ziele und Meilensteine festlegen
  • Konkrete Umsetzung mit dem Team
  • Wissensdatenbank für (einkaufsrelevante) Themen
  • Fachkompetenzen strukturiert erfassen
  • Transparentes Wissen

Neben Informationen zu Einkaufsprozessen, Anweisungen, Einkaufslexikon können auch Handlungs- und Einkaufsempfehlungen für Ihre interne Kunden bereit gestellt werden. Verlässt eine Person den Einkauf, dann verlässt auch ein großer Teil von Wissen und Erfahrung das Unternehmen. Wiki wurde entwickelt, um das Wissen im, um und vom Einkauf zu sammeln, laufend zu ändern und schlussendlich zu konservieren. Aber auch, um internen Kunden das Einkaufen leichter zu machen. So werden Empfehlungen für bestimmte Einkaufsthemen, Vorgaben und Vorgehensweisen jederzeit abrufbar zur Verfügung gestellt. Die üblichen Informationen per E-Mail, Word-Dokumenten und Aushänge am schwarzen Brett gehören der Vergangeheit an. Natürlich sind unterschiedliche Geheimhaltungsstufen möglich sowie die Eingrenzung auf bestimmte Personen.

Akte

Alle Vorgänge – E-Mails, Dokumente, Anrufe, Termine usw. – in einer Übersicht.

  • Zusammenstellung der Kommunikationsdaten in einer Akte
  • Unterschiedliche Aktenarten
  • Ablage aus der E-Mail heraus
  • Auflösung der Anlagen in einer E-Mail als Einzeldokument
  • Direkte Ablage im Modul Dokumente
  • Deaktivierung (Archivierung) und Aktivierung
  • Schnellüberblick auf Kalender und andere Informationen

Frei definierbar als Lieferantenakte, Bestellakte, Projektakte oder was auch immer für eine Akte, führt das Modul alle Informationen aus den anderen Modulen hier zusammen. Die Akte fasst alle gewünschten Informationen aus anderen Modulen zusammen. Es können dabei mehrere Beteiligte zugeordnet werden und auch die Ablage der Dokumente bestimmt werden. Daher eignet sich die Akte auch für komplexere Einkaufs-Projekte, einfach nur um den Überblick zu behalten. Aber auch für einen Lieferanten lohnt es sich, da die Akte neben E-Mails auch alle anderen Arten der Kontakte wie Gesprächsnotizen anzeigt.

Leistungsabnahme (WE)

Wareneingang erfassen einfach mittels Verschieben der Auftragsposition.

  • Wareneingang per Drag and Drop
  • Dashboard zur Übersicht
  • Lieferpositionen auf einen Blick
  • Auftragsverfolgung – Dashboard
  • Offene Posten

Im indirekten Einkauf kommen zig Bestellpositionen auf den Wareneingang zu. Aber anstatt lange in einem ERP-System nach der Bestellung zu suchen, offieriert der smarte Wareneingang alle erwarteten (offenen) Bestellpositionen auf einer Seite. Selektierbar nach Lieferant, Besteller und Empfänger wird vom Wareneingang schnell die richtige Bestellposition gefunden. Diese wird einfach in die Spalte “Erhalten” verschoben – per Maus oder Finger – und das war es auch schon. Da alle Lieferdaten bekannt sind, erfolgt die Warenbuchung automatisch. Und als gewünschter Nebeneffekt wird die bestellende Person über den Eingang der Ware im Wareneingang sofort per E-Mail informiert.

Aufgaben

Alle meine Aufgaben auf einen Blick und mit Wiedervorlage

  • Persönliche Aufgabenverwaltung
  • Erinnerungsfunktion im Dashboard
  • Verknüpfung mit Modul Projekte und Lieferantenmanagement
  • Wiedervorlage
  • Direkte Anlage aus E-Mail heraus
  • Verschiedene Orte, Prioritäten usw. für Selektion
  • Aufgaben delegieren

Alle Module von smartPOINT sind für alle berechtigten Personen zugänglich. Nur Tasks wurde für die persönliche Aufgabensteuerung und -Übersicht entwickelt. Nach der Methode “Getting-things-done” werden Aufgaben strukturiert erfasst. Wiedervorlagen und Klassifizierungen unterstützen dabei. Im Dashboard werden tagesaktuell an die fälligen Aufgaben erinnert. Die Erfassung einer neuen Aufgabe kann direkt aus einer E-Mail heraus, aber auch von verschiedenen anderen Modulen heraus direkt angelegt werden – ohne den Text abzutippen oder cut and copy.

Prozess-Design

Jede Art eines Bedarfs im Unternehmen smart und digital abwickeln.

  • Zukünftigen Einkauf skizzieren
  • Ziele und Meilensteine festlegen
  • Konkrete Umsetzung mit dem Team

Fragt man nach den Besonderheiten bei einer Dienstleistungs- oder Investitionsbestellung, dann hört man oft das wäre etwas Besonderes. Vor allem, wenn es um Marketing und IT-Leistungen geht, da hat der Einkauf sowieso keine Ahnung davon. Muss er auch nicht. Es reicht, wenn er weiß WIE man solche Prozesse digital umsetzt und damit für alle Beteiligte smart abbildet. Das Modul “Dienstleistung” ermöglicht vor allem die Kommunikation intern, aber auch mit Externen. Denn bei Bestellung ist die Wirkung eines Einkaufs bereits verpufft. Daher wird die gesamte Geschäftsanbahnung digital und smart abgebildet. Und in Kombination mit einem QuWikiBOARD ergeben sich so schlanke Prozesse, dass jedes Argument Richtung “Einkauf hat keine Ahnung” locker widerlegt wird.

Dokumente

Wo liegt das Dokument nun schon wieder und ist es auch das Aktuelle?

  • Zentrale Speicherung von Dokumenten
  • Ablage in frei definierbare Ordner
  • E-Mail wird als Dokumenten gespeichert (im Original-Code “eml”)
  • Unterschiedliche Dokumentenarten
  • Änderungshistorie
  • Wiedervorlage
  • Verknüpft mit fast jedem anderen Modul

Dokumente werden zentral abgelegt und sind von jedem Modul direkt aufrufbar. Eine E-Mail wird als Dokument mit dem Quellcode gespeichert und kann von jeder berechtigten Person wieder als E-mail aktiviert und verwendet werden. Vorbei die Zeit der Weiterleitung von E-Mails und der Verwaltung von E-Mails im Mail-Client.

Projektmanagement

Planen, initiieren, kontrollieren, steuern und abschließen von Projekten mit       wenigen Klicks.

  • Projekte anlegen
  • Projekte planen
  • Projektphasen
  • Projektschritte
  • Projektübersicht
  • Projektstatus
  • Shop-Floor

Fragt man nach den Besonderheiten bei einer Dienstleistungs- oder Investitionsbestellung, dann hört man oft das wäre etwas Besonderes. Vor allem, wenn es um Marketing und IT-Leistungen geht, da hat der Einkauf sowieso keine Ahnung davon. Muss er auch nicht. Es reicht, wenn er weiß WIE man solche Prozesse digital umsetzt und damit für alle Beteiligte smart abbildet. Das Modul “Dienstleistung” ermöglicht vor allem die Kommunikation intern, aber auch mit Externen. Denn bei Bestellung ist die Wirkung eines Einkaufs bereits verpufft. Daher wird die gesamte Geschäftsanbahnung digital und smart abgebildet. Und in Kombination mit einem QuWikiBOARD ergeben sich so schlanke Prozesse, dass jedes Argument Richtung “Einkauf hat keine Ahnung” locker widerlegt wird.

Lieferantenmanagement

Die Beziehung zwischen Unternehmen und den Lieferanten systematisch und strategisch managen.

  • Zentraler Lieferantenstamm
  • Datenaktualisierung mittels Abfragemaske durch Lieferanten
  • Überblick auf Verträge, Dokumente, E-Mail usw.
  • Personenzuordnung
  • Personalauswahl für Ausschreibungsempfang
  • Kontaktpflege mit chronologischer Auflistung
  • Zeitgesteuerte Änderungen
  • Mapping mit Kreditorenstammsatz des ERP-Systems
  • Prüfung der Steuer-ID
  • Prüfung Sanktionsliste
  • Lieferbewertung

Mit dem Modul Lieferantenmanagement, werden alle wichtigen Informationen zu einem Lieferanten übersichtlich zusammengetragen – Alle Stammdaten, wie Name, Adresse, E-Mail, Homepage und Telefon. Des Weiteren sind alle Kontakte. Welche per E-Mail, Telefon oder vor Ort stattgefunden haben auf einen Blick ersichtlich. Es können verschiedene Ansprechpartner angelegt werden. Angebote und Dokumente können dem Lieferanten direkt zugeordnet und abgerufen werden. E-Mails welche rein und raus gegangen sind, werden unter dem Lieferanten hinterlegt. Tickets und Aufgaben die den Lieferanten betreffen, werden direkt mit diesem verknüpft. So sind alle Informationen welche die den Lieferanten betreffen mit wenigen Klicks erreichbar. Abgerundet wird die Ansicht mit verschiedenen Diagrammen und Statistiken.

Benchmark

Per Knopfdruck alle Kennzahlen auf einen Blick.

  • ROI Auswertungen
  • Lieferantenkennzahlen
  • Liefertage (Median)
  • Umsatzstatistiken

Mit dem Modul Benchmark werden alle Daten per Knopfdruck in Echtzeit in einem Dashboard dargestellt. Die Daten können den Bedarfen angepasst und abgerufen werden.

Ticket

Den Kundenservice mit dem Ticketsystem verwalten, managen und verbessern

  • Zentrale Koordination temporärer Vorgänge
  • Unterschiedliche Ticketarten
  • Budgetvergabe und Kostenverfolgung
  • Zeiterfassung automatisch (optional)
  • Unterteilung in Einzelaufgaben mit Anlage einer Aufgabe (Tasks)
  • Einbindung Externer mittels Subticket
  • Bearbeitungshinweise chronologisch
  • Teammitglieder
  • Verknüpfung mit anderen Modulen
  • Zufriedenheitsabfrage
  • Anlage eines Tickets aus einer E-Mail heraus

Mit dem Ticketsystem können sämtliche Support-Anfragen, wie zum Beispiel per E-Mail, Chat oder Telefon in einer zentralen Ansicht gemanagt werden. Die weitere Kommunikation erfolgt direkt aus dem Ticket und wird direkt gespeichert. So sind alle Informationen und der Bearbeitungsstatus für jeden Bearbeitenden auf einen Blick ersichtlich. Die Tickets können mit Untertickets (Subtickets) versehen und bearbeitet werden. Durch die Möglichkeit die Tickets nach verschiedenen Paramatern zu sortieren (wie zum Beispiel nach „erledigt“ oder „überfällig“) ist die Übersicht immer gegeben.

Kommunikation

Die komplette Kommunikation, auch über mehrere Wege, über ein Modul bündeln

  • Serienbriefe
  • Chat
  • Newsletter
  • Lieferantenabfrage
  • Lieferantenbefragung

Mit dem Modul Benchmark werden alle Daten per Knopfdruck in Echtzeit in einem Dashboard dargestellt. Die Daten können den Bedarfen angepasst und abgerufen werden.

Unsere Kunden und Partner

operativ. strategisch. MARBEHO.

Unser Experte für Ihr Digitalisierungsprojekt.

Joachim Ritter

Ihr Experte für Digitalisierungsprojekte
Telefon: +49 160 95 85 73 38
E-Mail: joachim.ritter@marbeho.com