smartPOINT

Die digitale Schaltzentrale für den Einkauf

einfach

smartPOINT wurde entwickelt, um den strategischen Einkauf so einfach wie möglich zu gestalten. Module können je nach Bedarf dazu oder abgewählt werden – damit Sie ihre Prozesse immer im Blick haben.

strategisch

smartPOINT ist eine zentrale Datenspeicherung mit Schnittstelle zu anderen Systemen welche die administrative Arbeit auch im strategischen Einkauf erleichtert. Und ist dabei die Schaltzentrale für den dispositiven und operativen Einkauf.

professionell

smartPOINT nutzt das Potential der künstlichen Intelligenz, Machine Learning und Datenanalysen um Ihr Unternehmen zu unterstützen und entlasten.

mehr ...

smartPOINT ist weit mehr als ein strategischer Einkauf: es unterstützt Sie dabei Ihre Abläufe zu digitalisieren und zu schematisieren.

Ihr strategischer Partner des Einkaufs

Ihre Verbindung

  • Plug and Play
  • Integration ohne viele Schnittstellen
  • Kompatibel zu ERP- und FiBu-Systemen
  • Schnittstelle zu SAP, AMS, Infor, Datev, Simba, ariba, ProAlpha, Abas und weitere jederzeit möglich
  • Schnittstelle zu SAP Fiori
  • OCI / PunchOut
  • wird jederzeit Ihren Anforderungen angepasst
  • es können jederzeit Module dazu oder abgewählt werden
  • die Module sind dabei Bereichs unabhängig einsetzbar

Die digitale Einkaufslösung für den strategischen Einkauf

smartPOINT fokussiert Prozesse auf Einfachheit und bildet trotzdem komplexe Vorgänge, wie zum Beispiel eine Ausschreibung, ab.

Es wurde entwickelt für den strategischen Einkauf in mittelständischen Unternehmen. Der Fokus liegt auf einer schnellen und betriebswirtschaftlich sinnvollen Nutzung. Es ist daher modular nutzbar und skalierbar.

smartPOINT als Ganzes ist ein Organisationssystem (digitales CRM System) für jede Art von Unternehmen. Großunternehmen schätzen die Integrierbarkeit in bestehende Systeme und nutzen SmartPOINT als einheitliche Oberfläche für frei definierbare Prozesse.

Organisationssystem

Vorteile für Mittelständische Unternehmen 

Kleinunternehmen schätzen die Kompaktheit an bereits vorhandenen Funktionen und Modulen sowie die Sicht auf Fertigung, Projekte und Prozesse.

Kleinunternehmen begrüßen die XRM-Funktionalitäten und den hohen Abdeckungsgrad an Modulen zur Steuerung eines Unternehmens. Und wächst ein Unternehmen, dann wächst smartPOINT einfach mit.

Vorteile für Kleinunternehmen

Einfache Integration

Fangen Sie mit wenigen Funktionen / Modulen an und erweitern Sie diese sukzessive – ganz nach Ihrem tatsächlichem Bedarf. So entsteht kontinuierlich Ihr digitaler strategischer Einkauf.

smartPOINT kann in die bestehende Systemlandschaft integriert werden und verbindet so die Insellösungen zu einem Ganzen.

 

Gerne unterstützen wir Sie dabei. Wir freuen uns darauf.

Lieferantenmanagement

Lieferanten Onboarding, Kontaktpflege und Bewertungen mit nur wenigen Schritten

  • Zentraler Lieferantenstamm
  • Datenaktualisierung mittels Abfragemaske durch Lieferanten
  • Überblick auf Verträge, Dokumente, E-Mail usw.
  • Personenzuordnung
  • Personalauswahl für Ausschreibungsempfang
  • Kontaktpflege mit chronologischer Auflistung
  • Zeitgesteuerte Änderungen
  • Mapping mit Kreditorenstammsatz des ERP-Systems
  • Prüfung der Steuer-ID
  • Prüfung Sanktionsliste
  • Lieferbewertung

Mit dem Modul Lieferantenmanagement, werden alle wichtigen Informationen zu einem Lieferanten übersichtlich zusammengetragen – Alle Stammdaten, wie Name, Adresse, E-Mail, Homepage und Telefon. Des Weiteren sind alle Kontakte, welche per E-Mail, Telefon oder vor Ort stattgefunden haben, auf einen Blick ersichtlich. Es können verschiedene Ansprechpartner angelegt werden. Angebote und Dokumente können dem Lieferanten direkt zugeordnet und abgerufen werden. E-Mails welche rein und raus gegangen sind, werden unter dem Lieferanten hinterlegt. Tickets und Aufgaben die den Lieferanten betreffen, werden direkt mit diesem verknüpft. So sind alle Informationen welche die den Lieferanten betreffen mit wenigen Klicks erreichbar. Abgerundet wird die Ansicht mit verschiedenen Diagrammen und Statistiken.

Projektmanagement

Planen, initiieren, kontrollieren, steuern und abschließen von Projekten mit       wenigen Klicks.

  • Projekte anlegen
  • Projekte planen
  • Projektphasen
  • Projektschritte
  • Projektübersicht
  • Projektstatus
  • Shop-Floor

Die Projekte sind mit den Wizard leicht anzulegen. Durch die Übersicht, sind alle Projekte leicht zu verfolgen und Termine können strukturiert überwacht werden. Mit nur wenigen Klicks ist ersichtlich ob das Projekt auch zielführend eingehalten werden kann oder wo es zu Verzögerungen kommen kann. Mit dem Shop-Floor werden die Leitungs- und Führungsaufgaben, mithilfe von Visualisierung und Reportings, zu einer perfekten Unterstützung des Unternehmens.

Vertragsmanagement

Verträge einfach erstellen, strukturiert abbilden, direkt versenden und wichtige Inhalte gezielt dokumentieren. Kein Vertrag mehr aus dem Blick verlieren.

  • Unterschiedliche Vertragsarten
  • Vertragsvorlagen
  • Wiedervorlage
  • Terminversand
  • Statusänderungen
  • Interne Workflows
  • Sicherheitsstufen
  • Direkte Zuordnung der E-Mail Kommunikation
  • Chronologische Änderungsdokumentation
  • Vertragsabstimmung mit Externen 
  • Kombinierbar mit Ausschreibung
  • Vertragsbausteine

Ein NDA (non-disclosure agreement) während einem Telefon mal eben nebenbei erstellen und dem Vertragspartner zusenden. Den Erhalt des Vertrags nachweislich dokumentieren. Verschiedene Vertragsvorlagen mit den wichtigsten Parametern darstellen. Kein Ablauftermin mehr verpassen. Hierbei unterstützt Sie das Modul Vertragsmanagement. Zugegeben, Textverarbeitungsprogramme sind etwas schicker, aber was ist nach dem Speichern? Jede Kommunikation während der Vertragsverhandlung wird als Version gespeichert, jede Änderung ist dokumentiert und unterzeichnete Verträge werden journalisiert, sprich, können nicht mehr geändert werden. Die Übergabe der Dokumente erfolgt durch ein besonderes Verfahren, jederzeit nachvollziehbar und transparent.

Anfragemanagement

Anfragen, Ausschreibungen, Preisspiegel uvm. auf einen Blick

  • Unterschiedliche Ausschreibungsarten
  • Ausschreibungsvorlagen
  • Wiedervorlage
  • Automatischer Versand zu einem definierten Termin
  • Statusänderungen
  • Versand per E-Mail
  • Direkte Zuordnung der E-Mail Kommunikation
  • Chronologische Änderungsdokumentation
  • Kommunikation mit Externen über freie Formulare
  • Kombinierbar mit Projektmanagement
  • Vorselektierte Bieterwahl
  • Entscheidungsprozess über Chat

Mit dem Modul Ausschreibungen werden mehrere Bieter gleichzeitig eingeladen ihre Angebote abzugeben. Diese können mittels Webformular die Daten direkt erfassen, ohne dass sie sich dazu anmelden müssen. Alle Angebote werden im Angebotspreisspiegel zusammengefasst und können von berechtigten Personen bewertet werden. Die Einkaufsentscheidung wird dokumentiert und nachvollziehbar herbei geführt. Wichtige Termine werden überwacht und durch visuelle Anzeige auf deren Fälligkeit hingewiesen. Vorlagen pro Ausschreibungsart erleichtern die Neuanlage, so dass eine komplexe Ausschreibung in nur wenigen Minuten erstellt und versendet ist. Und auch öffentliche Ausschreibungen werden compliance konform abgedeckt. Zu guter letzt ist das Modul Ausschreibungen auch für den Vertrieb geeignet, wenn dieser Ausschreibungen effizienter bearbeiten möchte.

Akte

Alle Vorgänge – E-Mails, Dokumente, Anrufe, Termine usw. – in einer Übersicht.

  • Zusammenstellung der Kommunikationsdaten in einer Akte
  • Unterschiedliche Aktenarten
  • Ablage aus der E-Mail heraus
  • Auflösung der Anlagen in einer E-Mail als Einzeldokument
  • Direkte Ablage im Modul Dokumente
  • Deaktivierung (Archivierung) und Aktivierung
  • Schnellüberblick auf Kalender und andere Informationen

Frei definierbar als Lieferantenakte, Bestellakte, Projektakte oder was auch immer für eine Akte, führt das Modul alle Informationen aus den anderen Modulen hier zusammen. Die Akte fasst alle gewünschten Informationen aus anderen Modulen zusammen. Es können dabei mehrere Beteiligte zugeordnet werden und auch die Ablage der Dokumente bestimmt werden. Daher eignet sich die Akte auch für komplexere Einkaufs-Projekte, einfach nur um den Überblick zu behalten. Aber auch für einen Lieferanten lohnt es sich, da die Akte neben E-Mails auch alle anderen Arten der Kontakte wie Gesprächsnotizen anzeigt.

Ticketsystem

Den Kundenservice mit dem Ticketsystem verwalten, managen und verbessern

  • Zentrale Koordination temporärer Vorgänge
  • Unterschiedliche Ticketarten
  • Budgetvergabe und Kostenverfolgung
  • Zeiterfassung automatisch (optional)
  • Unterteilung in Einzelaufgaben mit Anlage einer Aufgabe (Tasks)
  • Einbindung Externer mittels Subticket
  • Bearbeitungshinweise chronologisch
  • Teammitglieder
  • Verknüpfung mit anderen Modulen
  • Zufriedenheitsabfrage
  • Anlage eines Tickets aus einer E-Mail heraus

Mit dem Ticketsystem können sämtliche Support-Anfragen, wie zum Beispiel per E-Mail, Chat oder Telefon in einer zentralen Ansicht gemanagt werden. Die weitere Kommunikation erfolgt direkt aus dem Ticket und wird automatisch gespeichert. So sind alle Informationen und der Bearbeitungsstatus für jeden Bearbeitenden auf einen Blick ersichtlich. Die Tickets können mit Untertickets (Subtickets) versehen und bearbeitet werden. Durch die Möglichkeit die Tickets nach verschiedenen Paramatern zu sortieren (wie zum Beispiel nach „erledigt“ oder „überfällig“) ist die Übersicht immer gegeben.

Aufgabenmanagement

Alle meine Aufgaben auf einen Blick und mit Wiedervorlage

  • Persönliche Aufgabenverwaltung
  • Erinnerungsfunktion im Dashboard
  • Verknüpfung mit Modul Projekte und Lieferantenmanagement
  • Wiedervorlage
  • Direkte Anlage aus E-Mail heraus
  • Verschiedene Orte, Prioritäten usw. für Selektion
  • Aufgaben delegieren

Alle Module von smartPOINT sind für alle berechtigten Personen zugänglich. Nur Tasks wurde für die persönliche Aufgabensteuerung und -Übersicht entwickelt. Nach der Methode “Getting-things-done” werden Aufgaben strukturiert erfasst. Wiedervorlagen und Klassifizierungen unterstützen dabei. Im Dashboard werden tagesaktuell an die fälligen Aufgaben erinnert. Die Erfassung einer neuen Aufgabe kann direkt aus einer E-Mail heraus, aber auch von verschiedenen anderen Modulen heraus direkt angelegt werden – ohne den Text abzutippen oder cut and copy.

Kommunikationszentrale

Die komplette Kommunikation, auch über mehrere Wege, über ein Modul bündeln

  • Serienbriefe
  • Chat
  • Newsletter
  • Lieferantenabfrage
  • Lieferantenbefragung

Mit dem Modul „Kommunikation“ können Serienbriefe, Newsletter, Lieferantenbefragungen und Lieferantenabfragen ganz einfach und smart gemanagt werden. Newsletter werden bearbeitet und abgespeichert – der Versand erfolgt vollständig automatisch (kann auch manuell bedient werden) und nur an den vorher festgelegten Empfängerkreis. Lieferantenabfragen oder Lieferantenbefragungen können eingestellt und automatisch versendet werden. Durch bereitgestellte Links, kann der Empfängerkreis die Daten direkt im System erfassen. Mit der Chat Funktion kann mit Personen intern, sowie extern kommuniziert werden. Auch können bestimmte Parameter festgelegt werden, wodurch z.B.  Bestellungen / Anfragen usw. per Chat genehmigt oder abgelehnt werden können. Gruppen– und Teamchats sind ebenfalls möglich.

Dokumentenmanagement

Wo liegt das Dokument nun schon wieder und ist es auch das Aktuelle?

  • Zentrale Speicherung von Dokumenten
  • Ablage in frei definierbare Ordner
  • E-Mail wird als Dokumenten gespeichert (im Original-Code “eml”)
  • Unterschiedliche Dokumentenarten
  • Änderungshistorie
  • Wiedervorlage
  • Verknüpft mit fast jedem anderen Modul

Dokumente werden zentral abgelegt und sind von jedem Modul direkt aufrufbar. Eine E-Mail wird als Dokument mit dem Quellcode gespeichert und kann von jeder berechtigten Person wieder als E-mail aktiviert und verwendet werden. Vorbei ist die Zeit der Weiterleitung und der Verwaltung von E-Mails im Mail-Client.

Wissensdatenbank

Erfassen Sie das Wissen im Einkauf zentral und jederzeit verfügbar.

  • Zukünftigen Einkauf skizzieren
  • Ziele und Meilensteine festlegen
  • Konkrete Umsetzung mit dem Team
  • Wissensdatenbank für (einkaufsrelevante) Themen
  • Fachkompetenzen strukturiert erfassen
  • Transparentes Wissen

Neben Informationen zu Einkaufsprozessen, Anweisungen, Einkaufslexikon können auch Handlungs- und Einkaufsempfehlungen für Ihre interne Kunden bereit gestellt werden. Verlässt eine Person den Einkauf, dann verlässt auch ein großer Teil von Wissen und Erfahrung das Unternehmen. Wiki wurde entwickelt, um das Wissen im, um und vom Einkauf zu sammeln, laufend zu ändern und schlussendlich zu konservieren. Aber auch, um internen Kunden das Einkaufen leichter zu machen. So werden Empfehlungen für bestimmte Einkaufsthemen, Vorgaben und Vorgehensweisen jederzeit abrufbar zur Verfügung gestellt. Die üblichen Informationen per E-Mail, Word-Dokumenten und Aushänge am schwarzen Brett gehören der Vergangenheit an. Natürlich sind unterschiedliche Geheimhaltungsstufen, sowie die Eingrenzung auf bestimmte Personen möglich.

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Es ermöglicht Unternehmen eine effiziente Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. 

  • Risikomanagement mit Risikoanalysen
  • Betriebsinterne Zuständigkeit und Vertraulichkeit
  • Umsetzung der Sorgfaltspflichten
  • Abhilfekonzepte
  • Beschwerdeverfahren
  • Dokumentation aller Schritte inkl. Berichte

Es ermöglicht Unternehmen eine effiziente Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Mithilfe einer benutzerfreundlichen Oberfläche werden Leistungsdaten erfasst, analysiert und Berichte erstellt, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Modul unterstützt außerdem umfassend bei der Verwaltung von Kontrollmaßnahmen und der Dokumentation von Compliance-Prozessen. Dank intelligenter Automatisierung und bewährter Verfahren wird die Compliance optimiert, und das Risiko von Verstößen wird minimiert.

Sie haben smartPOINT bereits im Einsatz? Kein Problem: Dadurch, dass alle Module modular aufgebaut sind, können Sie das Modul LkSG mit wenigen Klicks implementieren.

Sie können das Modul auch “Stand-Alone” Lösung beziehen

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