smartPRO
so funktioniert digitales eProcurement

Wer sich zum ersten Mal mit einem eProcurement-Projekt beschäftigt, hat sicherlich viele Fragen.

Auf dieser Seite finden Sie ein Musterprojekt als Beispiel und die Beantwortung oft gestellter Fragen.

 

 

Zieldefinition

  • Welches Ziel wollen Sie mit dem Projekt erreichen?
  • Wie hoch soll der Digitalisierungsgrad sein?
  • Wie viele Warengruppen und Artikelsortimente sollen abgedeckt werden?
  • Sollen nur Materialien oder auch Dienstleistungen vorgesehen werden?
  • Wie viel Freiräume sollen erzielt werden?

eProcuement wird zu Digital Procurement

Rahmenbedingungen

  • Wie viele bestellende Personen sind vorgesehen?
  • Wie viele “wichtige” Lieferanten gibt es?
  • Welche Artikel-, Warengruppen und Sortimente sollen angeboten werden?
  • Muss kontiert werden und wenn ja, welche Arten?
  • Soll die Rechnung als Schnittstelle kommen?
  • Welche besonderen Anforderungen gibt es im Unternehmen, die zu berücksichtigen sind?
  • Wir unbedingt ein Genehmigungsworkflow benötigt?

Kein Shop, sondern Ihre Einkaufslösung

Welche Lösung ist die Richtige?

  • Reicht ein Online-Supermarkt aus?
  • Reichen mir einige Online-Shops meiner Lieferanten?
  • Deckt ein Lieferanten-Marktplatz meine Anforderungen ab?
  • Finde ich mich bei einem Online-Marktplatz wieder?
  • Will ich alles selbst steuern und managen und hierfür nur die Software nutzen?
  • Soll es nur ein Punch-Out zum bestehende SRM-System werden?
  • Suche ich nur nach Longtail-Artikel?
  • Oder will ich ein auf mein Unternehmen zugeschnittenes Einkaufs-Projekt umsetzen?

smartPRO = Einkaufsprojekt

  • Begriff: Indirektes Material

Unter indirektem Material versteht man die klassischen Büroartikel, Reparatur- und Instandhaltungsmaterialien sowie Hilfs- und Betriebsstoffe, also alles Materialen, die für den Betrieb eines Unternehmens und Fertigung notwendig sind, aber selbst nicht in die Fertigung einfließen.

Indirekte Materialien werden oft auch als C-Artikel eingestuft.

Indirekte Materialien zeichnen sich hauptsächlich dadurch aus, dass

  • die Spezifikation ein Dritter vorgibt (der Hersteller)
  • die Artikel strukturierbar sind (katalogisiert)
  • die Bedarf stark schwankend und nur bedingt wiederkehrend sind
  • eine hohe Anzahl von Artikeln benötigt werden
  • und diese Artikel wiederum ständigen Änderungen unterliegen (Neue Techniken, Preise usw.)

Indirekte Materialien erfordern daher einen erhöhten manuellen Aufwand bei der Beschaffung bei gleichzeitig geringem Wert. Der BME e.V. spricht von 92,00 EUR pro Bestellung.

Indirekte Materialien beeinflussen die Wertschöpfungskette in einem Unternehmen nur minimal.

Finden Sie sich wieder?

  • Hohe Anzahl von Lieferanten, meistens mit geringem Einkaufs-Volumen
  • Geringe bis gar keine Lieferantenbetreuung im Einkauf, dafür verstärkter Kontakt in den Fachabteilungen
  • Keine Bedarfsvorschau
  • Zugriff auf eine Vielzahl von Artikel notwendig
  • In Bestellanfoderungen ist ein Internet-Link auf ichkaufirgendwo24.de oder ähnlich
  • Verschiedene Beschaffungsprozesse
  • Erhöhter Prüfaufwand bei der Rechnungsprüfung
  • Konfliktpotentuial Preis versus kurzfristige Lieferung
  • Einkauf fungiert als Briefträger, d.h Anforderungen werden 1:1 durchgereicht
  • Unwirtschaftliches Verhältnis Einkaufserfolg zu Abwicklungskosten
  • Einsparpotential im Vergleich zu den A- und B-Artikeln sehr gering, aber hoher Aufwand
  • Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Anforderer, Einkauf, Finanzen und Lieferant
  • und, und, und. Sie haben sicherlich noch weitere Punkte 🙂

 

Aber wie löse ich das Problem?

Idee Nr. 1: Sie geben einen Internet-Supermarkt für die Bestellung frei.

Vorteil: Wenig Aufwand, kennen schon viele Menschen aus dem Privatbereich

Ist das ein Einkaufsprojekt?

Idee Nr. 2: Sie nutzen einen Einkaufs-Marktplatz

Vorteil: Wie bei Idee Nr. 1, jedoch mit einer breiteren Lieferanten- und Artikelauswahl und fast immer auch mit Rechnung mit ordnungsgemäß ausgewiesener Umsatzsteuer.

Reicht Ihnen das?

Idee Nr. 3: Sie einen Markplatz von Großhändlern

Fast jeder Großhändler ist heute im Verbund mit anderen Großhändlern und bietet die Lösung gebührenfrei an – zumindest für Sie. Meistens können Sie noch weitere Lieferanten einbinden. An für sich eine gute Sache, wäre da nicht das Thema, dass es von Ihren Lieferanten betrieben wird.

Wollen Sie sich so stark mit Ihren Lieferanten “verbandeln”?

Idee Nr. 4: Sie machen alles selbst

Vorteil: Sie haben alle Prozesse im Griff, können alle derzeitigen Prozesse 1:1 abbilden und müssen niemanden Rechenschaft ablegen. Es gibt sehr gute technische Lösungen, die ab einer bestimmten Projektumfang absolut sinnvoll sind.

Haben Sie diesen Projektumfang?

Idee Nr. 5: Sie verbinden alle Vorteile auf ein Projekt und nutzen die digitale Einkaufs-Allianz “smartPRO”

Wir laden Sie ein, smartPRO imit einer Pilotanwendung ausgiebig zu testen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. So wird auch relativ schnell erkannt, was es noch für Fragen zu klären gilt und welches Paket für Sie am besten geeignet ist.

Ihr persönliches smartPRO - Pakete auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

smartPRO - Starter

Sie sind ein kleines Unternehmen oder wollen nur in einem kleinen Bereich eProcurement nutzen?

 

Starten Sie mit wenigen Bedarfsstellen, Katalogen und Lieferanten Ihr eProcurement. Dieses Paket enthält alles, was für das Projekt benötigt wird. Kleinere Unternehmen oder ein Pilotstart sind so für wenig Geld und Aufwand möglich.

 

smartPRO - Basis

Sie möchten ein vollumfängliche eProcurement-Lösung, ohne sich selbst damit im Detail zu beschäftigen, bzw. keine eigene Kapazitäten aufwenden?

Zugriff auf die Allianz-Rahmenverträge und Artikel. Genutzt werden nur wirkliche benötigte Funktionen und Module, welche jederzeit nachgebucht werden können. Standard ist für kleinere, mittelständische Unternehmen die beste Lösung.

smartPRO - All-In

Sie benötigen eine hohe Flexibilität bei der Umsetzung digitaler Einkaufsprozesse?
 

Voller Zugriff auf alle Rahmenverträge, Artikel, Funktionen und Module von smartPRO. Eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern ermöglicht den flächendeckenen Einsatz im Unternehmen sowie Tochert- und Schwesterunternehmen. Schnittstellen zu ERP-Systemen und eigene Lieferanten / Kataloge runden das Projekt ab. Individueller kann ein Projekt nicht sein.

smartPRO - PunchOut

Sie nutzen bereits eine SRM-Lösung und wollen den Katalogbereich mit nur einer OCI-Verbindung abbilden?

Nutzen Sie smartPRO als Longtail- oder A-Prozess-Partner für indirekte Materialien. Mittels OCI-Verbindung springen Sie in smartPRO, nutzen alle Vorteile und übertragen den Warenkorb in Ihr SRM-System. Ab hier laufen die weiterführenden Prozesse ab. Weitere Schnittstellen für Bestellungen, Lieferterminverfolgung und Rechnungen runden Ihre eProcurement-Lösung ab.

 

smartPRO - Hybrid

Sie müssen eine eigene eProcurement-Lösung betreiben, wollen aber die Vorteile von smartPRO nutzen?

Eigene Lieferanten und Kataloge, integrierte Schnittstellen zum ERP-System sind nur 2 Argumente für Ihr smartPRO. Nutzen Sie die Rahmenverträge von smartPRO für Warengruppen, die Sie selbst nicht – oder noch nicht – einkäuferisch betreuen. 

 

QuWikiON + smartPRO

Sie wollen Digital Procurement im Unternehmen durchgängig umsetzen?
 
QuWikiON ist der Transformator für digitale Einkaufsprozesse. In Kombination mit smartPRO nutzen Sie in kürzester Zeit Digital Procurement – durchgängig von der Bedarfsentstehung bis zur digitalen Rechnung.Sie benötigen eine hohe Flexibilität bei der Umsetzung digitaler Einkaufsprozesse?

 

Einkauf digital gemacht

Unverbindlich testen.

Egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Wir finden den richtigen Einstieg in die Digitalisierung im Einkauf.

Martin Braun

Ihr Experte für smartPRO und Digitalisierungsprojekte
Telefon: +49 170 76 12 489
E-Mail: martin.braun@quwiki.com